Das „papierlose“ Büro

Oft angestrebt, nie erreicht. Papaierloses Büro und papierloses Arbeiten sind die Stichwörter – sowohl im Beruf, als auch zu Hause.

Dass es nicht ganz papierlos abgeht, hängt alleine schon davon ab, wie viele Dokumente man selbst in Papierform erhält. Belege, Rechnungen, Zertifikate, Lieferscheine, Informationsschreiben, etc. Dinge, die aufbewahrt werden müssen, stellenweise 7 – 10 Jahre.

Wenn man von papierlos arbeiten redet, heißt es nicht, dass Papier allgemein verpönt ist. Es geht bei dem Sinn und Zweck des papierlosen Büros eher um die Archivierung. Stellt man sich das Regal mit Ordnern voller Papier voll? Findet man die abgehefteten Papiere auch zügig wieder oder sucht man sich am Ende dumm und dämlich?

Papier ist nicht verboten, sondern die Kunst liegt darin, das erhaltene oder beschriebene Papier zügig zu archivieren. Hier empfiehlt sich der praktische Rundordner (die berühmte Ablage P) mit Wiederverwertung in Kombination mit einer digitalen Ablage und Archivierung.

Es gibt sicherlich zahlreiche Archivierungsmöglichkeiten. Ich habe mich hier auf Evernote konzentriert, dass ich seit 2010 nutze. Doch hier soll es nicht um die Art der Archivierung, sondern über die Möglichkeit des Verfassens von Notizen gehen.

In dem Bereich habe ich so ziemlich alles ausprobiert.

Livescribe mit dem Echo Pen und dem Smartpen Livescribe 3. Man schreibt auf speziellem Papier, eine Kamera zeichnet die Bewegungen des Schreibens oder Zeichens auf und speichert sie im Stift. Via Bluetooth (früher per Kabel) lassen sich Notizen oder Zeichnungen dann direkt in die Livescribe-App auf ein Tablet oder Smartphone übertragen. Von dort ist ein Export nach Evernote problemlos.

Der Haken an der Sache: Die Stifte sind wegen der Kamera extrem unhandlich und dick. Da verliert man schnell die Lust.

Mehrere Anläufe habe ich mit der direkten Eingabe gemacht. Eine Tastatur hat man nicht immer zur Hand, auf einem Touchscreen zu tippen ist nicht ergonomisch und wenig zielführend. Bleibt die Eingabe per Stift. Alles, was es im kapazitiven Bereich gibt, kann man hier jedoch vergessen. Die Gummistiftspitze ist zu dick, um damit ordentlich schreiben zu können.

Lösungen per Bluetooth, wie z.B. der Adonit Jot Script oder das Wacom Pendant Fineliner Stylus 2 lassen ein Schreibgefühl missen. Mit harter Spitze auf Glas zu schreiben, stellt einem die Nackenhaare hoch. Auch werden Linien immer wieder unterbrochen und man kann nicht durchschreiben oder zeichnen.

Nachdem das iPad Pro 9.7 herausgekommen ist, spielte ich kurz mit dem Gedanken … aber nein, ich müsste die 4G Variante haben. Da es keine 64 GB Variation gibt, müsste es die 128 GB Version sein und die schlägt mit über 1000 Euro zu Buche. No go.

Bleiben die Alternativen. Das beste Schreiberlebnis auf einem Touchscreen bietet Samsung mit seiner Note-Reihe. Die Smartphones sind jedoch auch mit 5,7 “ viel zu klein, um ordentlich darauf etwas festhalten zu können. Die Tablets werden aktuell offenbar nicht weiterentwickelt und kranken schnell an der Droiden-Krankheit: Benutze sie einen Zeitraum und sie werden langsam, eeeeendlos langsam. Nach dem Update meines Galaxy Note 12.2 von Android 4.4. auf 5.1 schien es endlich wieder flüssig zu laufen. Drei Monate drauf kriecht es erneut vor sich hin und spackt und laggt.

Das Schreibgefühl auf dem Surface Pro 3 geht in Ordnung. Der Haken allerdings: Es ist ein Windows-Gerät und kein Tablet. Ein Ausschalten schiebt es ins Windows-Standby. Daraus zu erwachen geht eben nicht mal so schnell, wie bei einem herkömmlichen Smartphone oder Android- oder iOS-Gerät. Problematisch wird auch, dass man immer wieder mit dem Handballen Dinge erwischt, die das ordentliche Zeichnen oder Schreiben unterbrechen: Den Windows-Softkey beispielsweise oder wenn man im Desktop arbeitet, die Taskbar. Die man zwar ausblenden lassen kann, die dann aber zu jeder unpassenden Gelegenheit wieder aufpoppt.

Windows Statusmeldungen von irgendwelchen Apps, die ein Update ziehen wollen und mitten auf dem Screen aufpoppen, bringen dazu die größten Fluche zutage. Ja, ich weiß, lieber Acrobat Reader, dass du aktualisiert werden willst und eigentlich hab ich dir verboten, mit Windows zu starten, warum also bist du dennoch in meinem Speicher und erinnerst mich ausgerechnet jetzt, dass eine neue Version vorliegt?

Was bleibt also außer einem Diktat, das man aber nicht jederzeit machen kann, gerade, wenn andere Leute zuhören? Der gute alte Schreibblock oder das Notizbuch.

Mit Notizbüchern von Moleskine oder Leuchtturm 1917 lassen sich handgeschriebene Notizen oder Zeichnungen mit der Seitenkamera Evernotes oder unter iOS mit der separaten App Scannable abfotografieren und in Scans umwandeln (PDFs), die direkt in Evernote gespeichert werden können.

Das hat was. Fast. Es gibt Leute, die das Digitalisieren auf diese Art und Weise beherrschen. Ich tue es oft nicht.

Meist finde ich nicht mal einen ordentlichen Platz, um eine Notizbuchseite abzufotografieren. Dann wird aus der Evernote App heraus oft ein Foto geschossen, statt ein Scan erstellt. Und auch Scannable schneidet mir entweder Seitenteile ab oder fotografiert das Lesebändchen des Notizbuchs mit.

Trotz der eher unbefriedigenden Ergebnisse (ich habe hier die Whitelines App von Leuchtturm 1917 noch nicht ausprobiert und vermag nicht zu sagen, ob sie bessere Ergebnisse bietet), ist das aktuell meine Methode, Notizen zu digitalisieren.

Zumindest, was Eingangspost auf echtem Papier anbelangt, werde ich auch so weiter verfahren. Für Gesprächsnotizen, Protokolle, das Skizzieren von Ideen usw. bin ich jedoch Dank eines Hinweises nun auf eine andere Methode umgestiegen.

Das Bambook Spark Tablet des Herstellers Wacom arbeitet mit einer völlig anderen Technologie. Über ein Resonanzmagnetfeld im Tabletboden werden Stiftbewegungen (hier ist ein spezieller Stift vonnöten) registriert und gespeichert. Ist eine Seite voll oder zu Ende geschrieben, reicht ein Tastendruck am Tablet, um die Seite in der Wacom-Cloud und auf einem Smartphone oder Tablet zu speichern. Von dort lässt sie sich bequem zu Evernote oder Dropbox exportieren.

Vorteil der Aktion: Man spart sich das lästige Abscannen mit dem Smartphone da dieses oder wie in meinem Fall ein iPad Air 2 direkt mit dem Spark gekoppelt ist und die Daten sofort zu der Bamboo App überträgt. Auch ist man hier wie bei Livescribe nicht auf spezielles Papier angewiesen, sondern setzt einfach einen herkömmlichen 30 oder 50 Seiten Notizblock in die Halterung des Tablets und los geht es. Nur den Bamboo Spark Stift muss man wegen seiner Magnetfeldeigenschaften zwingend benutzen. Das Verwenden eines Füllers oder eines Gelschreibers blieb hier bei meinen Versuchen erfolglos.

Nach Beschreiben einer Notizbuchseite fliegt diese aus dem Block und wandert in die Rundablage für den Recycling-Vorgang.

Die Ergebnisse sind in meinen ersten Tests hervorragend. Und auch der Stift, den Wacom mitliefert, ist kein schlechter. Schlank, aus Aluminium, liegt gut in der Hand und es lässt sich prima mit ihm Schreiben. Sollte die Mine erschöpft sein, wird diese einfach gegen eine neue getauscht.

Das Bamboo Spark gibt es in drei verschiedenen Folios. Die Standardvariante beherbergt eine Gadget-Tasche für beispielsweise ein Smartphone plus Scheckkarten oder Notizzetteln. Die zweite Variante besitzt ein Tablet-Sleeve für Geräte bis zu 9,7″ – und die dritte Variante hat ein Steckfach für ein iPad Air 2.

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